엑셀 드롭다운 만들기: 직접 입력부터 수정·삭제까지

엑셀 드롭다운은 셀을 선택한 뒤 데이터 탭 > 데이터 유효성 검사에서 목록을 설정하면 만들 수 있습니다. 항목을 직접 입력하거나 목록 시트의 셀 범위를 원본으로 지정하면 됩니다. 아래 메뉴 안내는 Windows 데스크톱용 Excel 기준입니다.

엑셀 드롭다운을 쓰면 좋은 경우

드롭다운은 입력 가능한 값을 제한해 실수를 줄이고, 같은 항목을 일관된 형식으로 입력하게 돕습니다. 데이터 취합과 분석에도 편리합니다.

항목	선택 값 예시
상태	대기, 진행, 완료

항목을 직접 입력해 드롭다운 만들기

1. 드롭다운을 넣을 셀이나 범위를 선택합니다.
2. 데이터 탭 > 데이터 유효성 검사를 선택합니다.
3. ‘설정’ 탭에서 ‘제한 대상’(최신 Office에서는 ‘허용’)을 목록으로 설정합니다.
4. ‘원본’에 대기,진행,완료를 입력하고 드롭다운 표시를 선택합니다.
5. 확인을 누릅니다. 셀에서 항목을 고르면 선택한 값이 입력됩니다.

셀 범위를 목록 원본으로 사용하기

항목이 많거나 자주 바뀐다면 목록 시트에 한 열로 정리합니다. 머리글은 제외하고 실제 항목이 있는 셀 범위를 선택한 뒤 수식 > 이름 정의에서 이름을 지정합니다(예: 상태목록). 드롭다운을 설정할 셀의 ‘원본’에는 =상태목록을 입력합니다.

항목 범위를 Ctrl + T로 표로 만들면 목록을 관리하기 편합니다. 다만 새 항목을 추가한 뒤 드롭다운 원본 범위에도 포함됐는지 확인하고, 필요하면 범위를 수정합니다.

드롭다운 목록 수정 또는 삭제하기

수정할 셀을 선택해 데이터 유효성 검사를 엽니다. 직접 입력한 목록은 ‘원본’에서 고치고, 셀 범위 목록은 목록 시트의 값을 수정합니다. 같은 설정이 적용된 다른 셀에도 변경하려면 해당 셀의 설정도 확인합니다.

삭제하려면 셀이나 범위를 선택하고 데이터 유효성 검사 창에서 모두 지우기 > 확인을 누릅니다. 셀에 이미 입력된 값은 남습니다.

입력 안내와 오류 경고 설정하기

‘설명 메시지’ 탭에서 셀을 선택하면 설명 메시지 표시를 켜고 제목과 설명 메시지를 입력하면, 셀을 선택할 때 입력 방법을 보여 줄 수 있습니다. 목록 밖의 직접 입력을 제한하려면 ‘오류 경고’ 탭에서 유효하지 않은 데이터를 입력할 때 오류 메시지 표시를 켜고 스타일을 중지로 설정합니다. 경고와 정보는 목록에 없는 값도 입력할 수 있습니다. 중지 설정도 복사·붙여넣기 등으로 들어오는 값까지 완전히 차단하지는 않습니다.

드롭다운이 작동하지 않을 때 확인할 점

화살표가 보이지 않으면 셀을 선택한 상태에서 드롭다운 표시가 켜져 있는지 확인합니다. Windows에서는 Alt + 아래 방향키로 목록을 열 수 있습니다. 목록 원본에 머리글이나 빈 셀이 포함됐는지도 살펴보세요. 설정을 바꿀 수 없다면 시트 보호나 통합 문서의 공유 상태를 확인합니다.

종속 드롭다운 만들기

기본 드롭다운은 한 셀에서 한 항목을 선택합니다. 대분류에 따라 소분류 목록을 바꾸려면 각 소분류 범위에 대분류와 같은 이름을 정의하고 INDIRECT를 사용합니다. 예를 들어 A2에 과일,채소 목록을 만들고, 이름이 과일인 범위에 사과,배, 채소인 범위에 당근,오이를 넣습니다. B2의 원본을 =INDIRECT($A2)로 설정하면 A2에서 ‘과일’을 골랐을 때 B2에 사과와 배가 표시됩니다.

종속 목록이 예상대로 나오지 않으면 대분류 값과 이름 정의의 이름이 정확히 일치하는지 확인합니다. 자세한 설정은 Microsoft의 데이터 유효성 검사 도움말을 참고하세요.